Choisir son logiciel de congés doit être précédé par une mûre réflexion car celui-ci doit combler les besoins des différents acteurs d’une entreprise (Ressources humaines, RH, managers, salariés…). C’est un choix minutieux qu’il faudra faire car un gain de temps colossal sera enregistré par vos employés. Fini les tableaux Excel !

Une fois que vous aurez listé vos besoins et que vous vous sentez prêt(e) à digitaliser la gestion des congés payés ou autres absences, vous pourrez faire le choix de l’outil que vous utiliserez. Celui devrait respecter & contenir les fonctionnalités suivantes :

• Connexion avec un logiciel de paie.
• Un paramétrage avancé.
• Le respect de la législation française.

Puisque le marché est saturé, il devient indispensable de savoir différencier entre les offres afin de faire un choix judicieux.

Tout d’abord, le logiciel devrait être paramétrable.

 

Le logiciel de gestion doit être paramétrable

L’idée d’opter pour un logiciel de gestion est de pouvoir l’adapter à votre organisation, avec des groupes d’utilisateurs (liens hiérarchiques…). En plus d’être paramétrable, le logiciel doit être complet, intégrant les différentes fonctionnalités nécessaires comme les congés, l’inscription des absences… et ce, dans le respect de la législation.

Également, le logiciel doit être capable de proposer des circuits de validations en fonction des types d’absence : les congés payés gérés par le N+1 quand les absences maladie seront confiées au responsable RH.

 

Permettre la planification des congés de façon partagée

Les managers doivent avoir davantage de visibilité sur les congés qu’avec une méthode traditionnelle (Excel). Simple et ergonomique, ce planning devrait simplifier la gestion qu’effectue le manager, mais également le suivi global du gestionnaire RH.

Comme nous le disions précédemment, le logiciel doit être paramétrable, afin que le manager puisse masquer la raison de l’absence d’un employé à ses collègues. La simplification de la gestion des congés est donc essentiel, et celle-ci dépend du fait que le logiciel est paramétrable ou non.

 

Le logiciel de gestion doit être de qualité

Tout d’abord, il faut garder en tête que vos collaborateurs ne disposent pas du même équipement en termes de tablette, smartphone ou ordinateur. Le logiciel doit donc pouvoir être utilisé sur divers équipements.

Également, la protection des données est essentielle, comme vous vous en doutez surement. Il faut donc que le logiciel respecte le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).

Enfin, ce serait un avantage grandiose que de pouvoir le connecter à votre logiciel de paie. 

 

Automatisation du calcul et du contrôle des soldes

Il faut bien évidemment prendre en compte les contraintes récurrentes, comme la date d’embauche, le changement d’horaires de travail ou bien les absences par exemple. Tous les éléments ayant un impact sur les compteurs doivent être pris en charge par le logiciel (projection).

 

Le logiciel doit être français, avec un support francophone

La plupart des logiciels sont américains et français. Un Service Client situé en France vous sera bénéfique, surtout lorsque vous voudrez mettre en place votre logiciel en accord avec la législation française. La gestion de congés / absences est complexe, et ce serait donc un atout de pouvoir le faire sous un logiciel francophone.